در گذشته، در بسیاری از شرکت‌های سنتی، مدیر عامل یا مدیر ارشد، نقش مدیر فروش را هم ایفا می‌کرد و با مدیریت یک یا چند فروشنده، سیستم فروش شرکت را اداره می‌کرد و تمام اطلاعات کلیدی را به تنهایی در اختیار داشت و فقط خودش به صورت مستقیم با مشتریان اصلی شرکت در ارتباط بود.
اما امروزه دیگر زمان آن گذشته است که مدیر عامل یا مدیر ارشد شرکت بتواند وظیفه مدیریت سیستم فروش را هم بر عهده بگیرد و یک سازمان و برند پیشرو و مدرن باید طراحی سیستم فروش و بازاریابی را در صدر مهم‌ترین فعالیت‌های اولیه خود قرار دهد.
در این مطلب از متانکست در مورد طراحی اصولی یک سیستم فروش به صورت خلاصه اطلاعاتی پایه را در اختیار شما قرار می‌دهیم تا برای رسیدن به یک سیستم فروش موفق مسیر هموارتری را در پیش داشته باشید.
طراحی سیستم فروش و بازاریابی چیست؟
طراحی سیستم فروش و بازاریابی یک فرایند شامل برنامه‌ریزی، توسعه، اجرا و مدیریت استراتژی‌ها و فعالیت‌های مختلف است که با هدف افزایش فروش و توسعه بازار برای یک محصول یا خدمات مشخص صورت می‌گیرد. این سیستم شامل ابزار‌ها، فرایند‌ها، فناوری‌ها، و منابع انسانی است که برای رسیدن به اهداف بازاریابی و فروش استفاده می‌شود.
در واقع، شما در ابتدای تاسیس کسب و کار یا برای مدرن کردن کسب و کار باید منابع انسانی مورد نیاز، استراتژی‌ها و فرایند‌ها را آماده کنید تا این سیستم فروش و بازاریابی بتواند محصول شما را با بهره وری و مقیاس بزرگ‌تری بفروشد.
عناصر کلیدی در طراحی سیستم فروش و بازاریابی عبارتند از:
۱. تحلیل بازار: شناخت مشتریان هدف، رقبا، و شرایط بازار از جمله اقتصادی، فناوری و اجتماعی.
۲. تعیین استراتژی بازاریابی: تعیین هدف، تعیین موقعیت برند، انتخاب بازار هدف و تعیین استراتژی‌های بازاریابی مختلف مانند قیمت‌گذاری، تبلیغات، فروش مستقیم و غیره.
۳. توسعه محصول: طراحی، توسعه و بهبود محصولات و خدمات به وسیله مطالعه نیاز‌های مشتریان و رقبا.
۴. فروش: تعیین روش‌های فروش مناسب برای دستیابی به مشتریان، ایجاد روابط موثر با مشتریان، و ارتقاء فرایند‌های فروش.
۵. تبلیغات و ارتباطات: استفاده از رسانه‌های مختلف برای ارتباط با مشتریان، افزایش آگاهی و شناخت برند و تشویق به خرید.
۶. اندازه‌گیری و ارزیابی: نظارت بر عملکرد بازاریابی و فروش، اندازه‌گیری اثربخشی استراتژی‌ها و فرایند‌ها، و اصلاح رویکرد‌ها بر اساس داده‌های به دست آمده.
۷. مدیریت منابع انسانی: تشکیل تیم‌های کاری متخصص در زمینه‌های بازاریابی، فروش و ارتباطات، آموزش و توسعه نیروی انسانی، و مدیریت توانمندی‌ها و عملکرد افراد.
با توجه به پیچیدگی و تغییرات مداوم در بازار، طراحی سیستم فروش و بازاریابی نیازمند رویکرد‌های انعطاف‌پذیر و به‌روز است تا بتواند با موفقیت به تغییرات پاسخ دهد و به اهداف مورد نظر برسد.
مراحل مختلف طراحی سیستم فروش و بازاریابی
طراحی و پیاده‌سازی سیستم فروش و بازاریابی مستلزم برنامه‌ریزی و اجرای دقیق مراحل زیر است. در ادامه، یک نقشه راه گام به گام برای طراحی ساختار تیم فروش و بازاریابی قوی برای کسب و کار شما آورده شده است:
مرحله ۱: اهداف و مقاصد خود را مشخص کنید
اهداف خاصی را که می‌خواهید از چارت فروش و بازاریابی به دست آورید، شناسایی کنید. این هدف‌ها می‌تواند شامل افزایش درآمد، گسترش سهم بازار، یا راه‌اندازی یک محصول جدید باشد.
در نظر داشته باشید که در هر مرحله از کسب و کار که هستید، نمی‌توانید تمام اهداف را با هم مد نظر قرار دهید؛ یعنی نمی‌توانید هم به افزایش آگاهی از برند توجه داشته باشید و هم بخواهید فروشتان را چند برابر کنید. باید نسبت به اهداف شخصی خود و جایگاه و توانایی‌های کسب و کارتان، اهداف را اولویت‌بندی کنید و در بازه‌های زمانی مختلف برای هر کدام برنامه‌ریزی داشته باشید.
مرحله ۲: مخاطب هدف خود را بشناسید
تحقیقات بازار را برای شناسایی دموگرافیک، ترجیحات و نقاط درد مخاطب هدف خود انجام دهید. این به شما کمک می‌کند تا استراتژی‌های فروش و بازاریابی خود را به گونه‌ای طراحی کنید که واقعا روی مخاطب هدف شما تاثیرگذار باشد.
به غیر از تحقیقات بازار و تحلیل‌های آکادمیک، باید به صورت مستقیم با مخاطبتان در ارتباط باشید و به صورت می‌دانی هم در مورد بازار و مخاطب هدف تحقیق کنید و البته که فضای مجازی هم منبع بسیار خوبی برای تحقیقات بازار و کسب اطلاعات در مورد نیاز‌های مخاطب شماست.
مرحله ۳: مزیت رقابتی خود را توسعه دهید
ارزش منحصربه فردی را که محصولات یا خدمات شما به مشتریان ارائه می‌دهد به وضوح تعریف کنید. ارزش پیشنهادی یا مزیت رقابتی شما باید به این موضوع بپردازد که چرا مشتریان باید کسب و کار شما را به جای رقبا انتخاب کنند.
در نظر داشته باشید که قیمت پایین‌تر محصولات و خدمات شما نمی‌تواند یک مزیت رقابتی باشد. مزیت رقابتی یک ارزش درونی از سازمان و محصول شماست که کسب و کارتان را به طور کامل با رقبا متمایز می‌کند.
مرحله۴: شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را ایجاد کنید
معیار‌هایی را که برای اندازه‌گیری موفقیت طراحی سیستم فروش و بازاریابی نیاز دارید مشخص کنید. این شاخص‌ها می‌تواند شامل معیار‌هایی مانند درآمد فروش، نرخ تبدیل سرنخ، هزینه جذب مشتری، فعال‌سازی مشتری و ارزش چرخه حیات مشتری باشد.
توجه داشته باشید که شاخص‌های کلیدی عملکرد سیستم فروش و بازاریابی شما بر اساس اهداف اولیه که تعیین کردید مشخص می‌شود. به عنوان مثال اگر هدف و اولویت اصلی طراحی سیستم فروش شما این باشد که سهم بازار بیشتری در اختیار بگیرید، شاخص کلیدی عملکردتان هم می‌شود افزایش مشتریان جدید.
مرحله ۵: تیم فروش و بازاریابی خود را بسازید
کارمند‌هایی را با مهارت‌ها و تخصص‌های لازم استخدام کنید یا آموزش دهید تا استراتژی‌های فروش و بازاریابی شما را به طور موثر اجرا کنند. این ساختار تیم فروش ممکن است شامل نمایندگان فروش، متخصصان بازاریابی و متخصصان پشتیبانی مشتری باشد.
توصیه ما به شما این است که با توجه به بودجه‌تان، مدیریت سیستم فروش و کارمندان تیم فروش را از بهترین و متخصص‌ترین افراد انتخاب کنید و از به کارگیری افراد تازه کار اجتناب کنید چرا که تیم فروش ورودی سرمایه به کسب و کار شمایند.
مرحله ۶: فرایند فروش خود را توسعه دهید
یک فرایند فروش ساختاریافته طراحی کنید که تیم فروش شما را در هر مرحله از چرخه فروش، از ایجاد سرنخ جدید تا بسته شدن معامله راهنمایی کند. مراحل، نقش‌ها و مسئولیت‌های مربوط به تبدیل مخاطب به مشتری را تعریف کنید.
یعنی شما باید در یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، یک فرایند فروش بچینید و آماده کنید تا هر کارمند جدیدی که به ساختار فروش تیم شما اضافه می‌شود از روی آن بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن، سرنخ‌های جدید بگیرد و این سرنخ‌ها را فروش واقعی تبدیل کند.
مرحله ۷: اجرای استراتژی‌های بازاریابی
کانال‌ها و تاکتیک‌های بازاریابی را انتخاب کنید که با مخاطبان هدف و اهداف تجاری شما همسو است. این کار شامل بازاریابی دیجیتال (به عنوان مثال، شبکه‌های اجتماعی، کمپین‌های ایمیل مارکتینگ، بازاریابی محتوایی)، تبلیغات سنتی یا فروش مستقیم است.
مرحله ۸: سرمایه‌گذاری در فروش و ابزار‌های بازاریابی
از فناوری و نرم‌افزار برای ساده‌سازی سیستم فروش و بازاریابی خود استفاده کنید. این نرم افزار‌ها شامل سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، پلتفرم‌های اتوماسیون فروش، راه‌اندازی سیستم یکپارچه مدیریت فروش، ابزار‌های تحلیلی و نرم افزار‌های ارتباطی است.
مرحله ۹: تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی مستمر
به طور منظم عملکرد سیستم فروش و بازاریابی خود را با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد نظارت کنید و در صورت نیاز، استراتژی‌های خود را تغییر دهید. تجزیه و تحلیل داده‌ها شما را به شناسایی زمینه‌های بهبود و راه‌های اجرای بهینه‌سازی نزدیک و نزدیک‌تر می‌کند.
مرحله ۱۰: تقویت همکاری بین تیم فروش و بازاریابی
ارتباط و همکاری بین ساختار تیم فروش و بازاریابی خود را افزایش دهید تا کسب و کارتان از همسویی و هم افزایی بین تلاش‌های آن‌ها بیشترین بهره را کسب کند. برای این کار می‌توانید از جلسات منظم، تعیین و ایجاد اهداف مشترک و ایجاد تیم فروش یکپارچه استفاده کنید.
در کنار این موارد تخصصی، در ابتدا باید محیطی فراهم کنید که اعضای تیم فروش کسب و کارتان با یکدیگر صمیمی شوند و ارتباط مثبت و سازنده‌ای بین آن‌ها ایجاد شود. اضافه کردن برنامه‌های تفریحی گروهی می‌تواند گزینه خوبی برای شروع ارتباط بین اعضای تیم فروش شما باشد. البته، لازمه اجرای دقیق فرهنگ سازمانی و ایجاد فضایی مثبت در کسب و کار، داشتن یک واحد منابع انسانی مستقل و حرفه‌ای و استفاده از یک سیستم مدیریت منابع انسانی است.
مرحله ۱۱: آموزش و توسعه مداوم
روی یادگیری و توسعه مستمر تیم فروش و بازاریابی خود سرمایه‌گذاری کنید تا آن‌ها را در مورد روند‌های صنعت و حوزه، بهترین شیوه‌ها و فناوری‌های جدید به روز نگه دارید. در نظر داشته باشید که اگر به نیروی فروش اهمیت ندهید و برای آموزش آن‌ها سرمایه‌گذاری نکنید، کسب و کار‌های دیگری به جای شما این وظیفه را بر عهده می‌گیرند و نیرو‌های متخصصتان را جذب می‌کنند.
مرحله ۱۲: نتایج را اندازه‌گیری کنید
اثربخشی طراحی سیستم فروش و بازاریابی را به طور منظم ارزیابی کنید و تغییرات لازم را برای بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف تجاری خود انجام دهید.
با دنبال کردن این مراحل و اصلاح مداوم استراتژی‌های خود بر اساس بازخورد و تجزیه و تحلیل داده‌ها، می‌توانید یک واحد سیستم فروش و بازاریابی موفق برای کسب و کارتان ایجاد کنید.
چارت سازمانی تیم فروش
طراحی ساختار تیم فروش شما مستلزم در نظر گرفتن دقیق عوامل مختلف مانند اهداف کسب و کار، بازار هدف، فرایند فروش و منابع موجود است. در ادامه، یک نمودار سازمانی پیشنهادی برای یک تیم فروش معمولی آمده است:
۱. مدیر فروش / معاون فروش
– مسئول نظارت بر کل بخش فروش.
– اهداف و مقاصد فروش را در راستای استراتژی کلی کسب و کار اجرا و مدیریت می‌کند.
– استراتژی‌ها و تاکتیک‌های فروش را برای دستیابی به اهداف توسعه می‌دهد.
– مدیریت و ایجاد انگیزه در تیم فروش.
۲. سرپرست فروش/رهبران تیم
– رهبری و مدیریت تیم‌ها.
– اهداف فروش فردی و تیمی را مشخص می‌کند.
– ارائه آموزش و پشتیبانی به نمایندگان فروش.
– نظارت بر عملکرد و ارائه بازخورد به مدیر فروش.
۳. کارشناسان تلفنی فروش
– انجام فعالیت‌های فروش از راه دور، معمولاً از طریق تلفن، ایمیل یا چت آنلاین.
– مدیریت پرسش‌ها و پیشنهادات و ایجاد فرصت‌های جدید.
– کیفیت سنجی خدمات به مشتریان و بستن قرارداد‌ها از راه دور.
۴. کارشناس فروش حضوری
– برگزاری جلسات فروش حضوری با مشتریان.
– برقراری روابط با افراد کلیدی و جلب مشتریان در مناطق مشخص.
– برگزاری نمایش محصول و مذاکرات به صورت حضوری.
۵. کارشناس مشتریان
– مدیریت روابط با مشتریان موجود.
– ارتقاء و فروش محصولات یا خدمات اضافی به مشتریان فعلی.
– انجام معاملات جدید، مذاکرات قرارداد و جلب رضایت مشتریان.
۶. نمایندگان توسعه فروش
– تمرکز بر جلب مشتریان جدید.
– ارزیابی مشتریان بالقوه و تعیین قرار ملاقات‌ها.
– استفاده از کانال‌های مختلف برای جذب مشتریان.
۷. مدیر عملیات فروش
– مدیریت کار‌های اداری و عملیاتی.
– مدیریت سیستم‌ها و ابزار‌های فروش.
– تولید گزارشات فروش و تجزیه و تحلیل.
– هماهنگی با دپارتمان‌های دیگر.
۸. پشتیبان فروش/هماهنگ‌کننده
– ارائه پشتیبانی اداری به تیم فروش.
– کمک در پردازش سفارشات و پاسخگویی به سوالات مشتریان.
– هماهنگی در رویداد‌های فروش و برنامه‌های تیم فروش.
۹. متخصص پشتیبانی فروش
– توسعه برنامه‌های آموزشی فروش.
– ارائه راهنمایی و پشتیبانی برای بهبود کارایی فروش.
– همکاری با دپارتمان‌های بازاریابی و تولید.
۱۰. مدیران فروش منطقه‌ای
– نظارت بر فعالیت‌های فروش در مناطق مشخص.
– تطبیق استراتژی‌ها با شرایط بازار محلی.
– هماهنگی با دفاتر مرکزی و دیگر تیم‌های منطقه‌ای.
کلام آخر
در این مطلب سعی کردیم تا راهنمای جامع اما بسیار خلاصه و قدم به قدمی را برای طراحی سیستم فروش و راه‌اندازی تیم فروش به شما ارائه کنیم تا سر نخ‌هایی برای شروع داشتن یک سیستم مدیریت فروش دقیق را اختیار داشته باشید. مطمئن باشید که اگر مراحل را به صورت تخصصی و با استفاده از افراد حرفه‌ای اجرا کنید، تیم فروش شما جهش فوق‌العاده‌ای را تجربه خواهد کرد. همان طور که در طول این مطلب متوجه شدید، استفاده از ابزار‌های فروش و فناوری برای داشتن یک فرایند دقیق و تیم فروش تخصصی الزامی است و شما بدون داشتن یک سیستم یکپارچه مدیریت فروش و CRM قدرتمند نمی‌توانید تیم فروش را به خوبی مدیریت کنید. توصیه می‌کنیم برای مدرن کردن تیم و سیستم مدیریت فروش خود به صفحات سامانه مدیریت فروش و سیستم ارتباط با مشتری مراجعه کنید.
