سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS): راهکاری نوین برای بهبود عملکرد سازمان و افزایش بهره‌وری

اگر هر کسب و کاری را یک موتور بنزینی در نظر بگیرید، به خوبی متوجه خواهید شد که کند بودن هر چرخ دنده یا واحد و آسیب دیدگی آن باعث می‌شود که فرایند‌های کل موتور دچار مشکل شود و در نهایت به هدف اصلی، یعنی چرخاندن چرخ‌های خودرو نرسید.

در بین چرخ دنده‌های واحد‌های مختلف این موتور معمولا روغنی در جریان است که از ساییدگی قطعات جلوگیری می‌کند، دما را کاهش می‌دهد و مهم‌تر از همه، سرعت حرکت را افزایش می‌دهد. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار دقیقا نقش همین روغن موتور را در کسب و کار شما ایفا می‌کند.

نکته: اگر در ادامه مطالعه این مطلب تردید کرده‌اید، به این موضوع دقت کنید که به کاری‌گیری و اجرای صحیح یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار می‌تواند تا ۷۰ درصد بهره وری سازمانتان را افزایش دهد.

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار ابزاری مفید و کاربردی است که برای بهبود بهره‌وری، عملکرد سازمان و مدیریت کسب و کار در کنار شما قرار می‌گیرد و در سیستم‌سازی، مدیریت فروش و بازاریابی و تمام فرایند‌های سازمان به شما کمک می‌کند. در ادامه، تمام اطلاعات لازم در مورد سیستم مدیریت فرایند کسب را کسب می‌کنید و موضوع اصلی با این شروع می‌شود که سیستم مدیریت فرایند کسب و کار دقیقا چیست؟

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

نرم‌افزار یا سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در طراحی، مدل‌سازی، اجرا، اتوماسیون و بهبود تمام فعالیت‌ها و وظایف سازمان به کمک شما می‌آید تا کسب و کار را به هدف نهایی‌اش برساند. این فعالیت‌ها و وظایف را افراد، دستگاه‌ها و واحد‌ها در سازمان انجام می‌دهند و سیستم مدیریت فرایند‌های کسب و کار به عنوان همراه یا یک رهبر مجازی در کنار آنان قرار می‌گیرد تا این «فرایند‌ها» را بهینه‌تر و سریع‌تر انجام دهند.

به زبان ساده تر، سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یک ابزار نوین و فناورانه است که تمام فرایند‌های سازمان را از اول تا آخر بهبود و ارتقا می‌دهد و آن‌ها را مدیریت می‌کند.

انواع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار

سه نوع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در دنیا وجود دارد که در ادامه با هر یک از آن‌ها آشنا می‌شوید:

BPMS ادغام‌محور

 این نوع از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بر فرایند‌هایی متمرکز است که نیازی به دخالت انسانی زیادی ندارد. این فرایند‌ها بیشتر به API‌ها و مکانیسم‌هایی وابسته‌اند که داده‌ها را در سیستم‌هایی مانند مدیریت سرمایه انسانی (HRM) یا مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ادغام می‌کند.

BPMS انسان‌محور

 بر خلاف BPMS ادغام‌محور، این نوع از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بر انسان‌ها متمرکز است و معمولاً برای مواردی به کار می‌رود که تأییدیه انسانی لازم دارند. رابط‌های کاربری بصری با ویژگی‌های کشیدن و ر‌ها کردن به تیم‌های کسب و کار کمک می‌کند تا وظایف را به افراد مختلف اختصاص دهند و وظیفه هر شخص را در آن فرایند مشخص کنند.

BPMS سند‌محور

 این نوع BPMS حول یک سند خاص مانند یک قرارداد فعالیت می‌کند. زمانی که افراد محصول یا خدمتی را می‌خرند، باید فرم‌ها و مراحل مختلف تأیید را دریافت کنند تا توافقی بین خریدار و فروشنده ایجاد شود.

چرخه حیات یا مراحل مختلف سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

یک BPMS یا سیستم مدیریت فرایند‌های کسب و کار با تعریف و ساخت مراحل مربوط به یک روند کار شروع می‌شود. ایجاد یک روند کاری به تیم شما کمک می‌کند تا پیشرفت کار را ببینند و بتوانند آن را بهبود دهند. با به کارگیری سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، شما می‌توانید عملیات‌هایتان را بهبود دهید و نتایج بهتری کسب کنید. برای دستیابی به این نتایج، باید مراحل سیستم مدیریت فرایند کسب و کار را به طور کامل بشناسید. در این جا پنج مرحله آورده شده است:

طراحی فرایند

 تیم باید نقاط و مراحل مهم هر فرایند را شناسایی کند و مسئولیت هر یک از این مراحل را به فرد خاصی واگذار کند. مراحل باید ساده و واضح باشد تا تیم بتواند زمینه‌های بهینه‌سازی فرایند و معیار‌های بعدی را برای پیگیری پیشرفت آن شناسایی کند.

مدل‌سازی

 در طول این مرحله، تیم باید یک تصویر از مدل فرایند بسازد. این تصویر باید شامل جزئیات خاص، مانند جدول زمانی، شرح وظایف و هرگونه جریان داده در فرایند باشد. استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب و کار در این مرحله بسیار مفید است.

اجرا

 برای بررسی تاثیر سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، سازمان شما باید بخشی از یک فرایند خاص و کوچک را با آن اجرا کند و اگر این سیستم درست عمل کرد و فرایند‌ها را بهبود داد، BPMS در کل سازمان اجرا شود.

پایش و نظارت

در این مرحله، تیم‌های مختلف سازمان باید روی کار سیستم مدیریت فرایند‌های کسب و کار نظارت کنند و نقاط ضعف کار را شناسایی کنند و حد بهبود را هم مشخص کنند.

بهینه‌سازی

 در مرحله نهایی، تیم و سازمان باید تمام تنظیمات نهایی را برای بهبود فرایند‌های کسب و کار انجام دهد.

استفاده از یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به برنامه‌ریزی دقیق نیاز دارد و پس از بهبود مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، واحد‌های مختلف به سرعت مزایای آن را مشاهده می‌کنند.

چرا از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار استفاده کنیم؟

سیستم مدیریت فرایند‌های کسب و کار (BPMS) ارزش سازمان شما را از طریق بهبود فرایند‌ها افزایش می‌دهد و مزایای بسیاری به همراه دارد. در واقع، مطالعه این مزایا نشان می‌دهد که چرا باید حتی در سازمان‌های کوچک هم از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار استفاده کنید. برخی از این مزایا شامل موارد زیر است:

افزایش کارایی و صرفه‌جویی در هزینه

 سیستم مدیریت فرایند‌های کسب و کار به سازمان شما کمک می‌کند تا فرایند‌های موجود را بهینه کنید و ساختار بهتری برای پیشرفت فرایند‌های جدید ایجاد کنید. این کار با حذف تکرار‌ها و گره‌های فرایند، به افزایش کارایی و بهره‌وری منجر می‌شود. با افزایش چابکی، شما می‌توانید به راحتی به نتایج مطلوبتان برسید و منابع را به کار‌هایی با اولویت بالاتر اختصاص دهید.

تجربه بهتر کارمندان و مشتریان

 ابزار‌های BPMS به حذف کار‌های تکراری و دسترسی آسان‌تر به اطلاعات کمک می‌کند. با حذف حواس‌پرتی‌ها، کارمندان روی کار خود و مشتریانشان تمرکز می‌کنند و همین کار تا حد زیادی رضایت مشتری را افزایش می‌دهد. روند کاری واضح و مشخص باعث می‌شود که کارمندان جدید به سرعت و به راحتی با فرایند‌ها آشنا شوند و با اشتیاق بیشتری کار را یاد بگیرند.

افزایش مقیاس‌پذیری فرایند‌ها

از آن جایی که سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باعث می‌شود که فرایند‌ها و اتوماسیون روند کار بهتر پیش برود، مقیاس‌بندی فرایند‌ها به خوبی به سایر واحدها منتقل می‌شود. ابزار‌های سیستم مدیریت فرایند‌های کسب و کار می‌توانند نقش افراد را مشخص کنند، فرایند‌ها را یک‌نواخت کنند و با استفاده از قوانین تجاری، اتوماسیون ایجاد کنند و به تیم‌ها کمک کنند که به جای کار‌های تکراری و بیهوده، روی نوآوری و پیشرفت تمرکز کنند.

شفافیت بیشتر

 به دلیل این که اتوماسیون فرایند‌های کسب‌وکار، وظایف هر شخص را به طور دقیق مشخص می‌کند، شفافیت و مسئولیت‌پذیری بیشتری را در سازمان و واحد‌ها ایجاد می‌کند. نتیجه این کار تبدیل می‌شود به تعامل و ارتباط موثر و مثبت بین واحد‌های مختلف سازمان.

کاهش وابستگی به تیم‌های توسعه

 BPMS با کد‌های کوتاه و کمی اجرا می‌شود که وابستگی‌های احتمالی به تیم کدنویسی و توسعه را کاهش می‌دهد. یادگیری استفاده از سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار بسیار آسان است و هر تمام افراد سازمان به راحتی می‌توانند نحوه کار آن را یاد بگیریند.

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار برای چه کار‌هایی مفید است؟ (مثال‌هایی از BPMS)

نرم‌افزار BPMS (مدیریت فرایند‌های کسب و کار) برای فرایند‌های سازمان ساختار بهینه‌تری را فراهم می‌کند و برخی از ناکارآمدی‌ها در یک روند کاری خاص را برطرف می‌کند. برخی از موارد موفقیت‌آمیز و پرکاربرد این نرم‌افزار شامل موارد زیر است:

توزیع محتوا

 اگر سازمان شما رسانه‌ای است یا بخشی رسانه‌ای دارد، می‌توانید از سیستم مدیریت فرایند برای اتوماسیون آماده‌سازی و تحویل محتوا، تولید محتوا و توزیع آن استفاده کنید. یک سیستم مدیریت فرایند‌های کسب و کار می‌تواند برای ایجاد تعامل بین مدیریت محتوا، ترافیک محتوا و سیستم‌های سفارش طراحی شود.

خدمات مشتریان یا CRM

 واحد خدمات مشتری می‌توانند سوالات متداول مشتریان را برای چت‌بات‌ها تعریف کنند تا مواقع اوج شلوغی تیم پشتیبانی را راحت کنند. داده‌های حاصل از مرکز تماس و چت‌بات‌ها به اتوماسیون فرایند‌ها بیشتر کمک می‌کند و پاسخ‌های شخصی‌تری برای مشتریان ارائه دهد.

سرمایه انسانی

واحد سرمایه انسانی می‌تواند از BPMS برای بهبود مدیریت اسناد و روند کار استفاده کند. استفاده از یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در یک واحد سرمایه انسانی به داشتن محیطی ساختارمند برای پردازش فرم‌های منابع انسانی مانند آغاز و پایان کار کارمندان، ارزیابی عملکرد آن‌ها، درخواست‌های مرخصی و تأیید آن کمک می‌کند.

بانکداری

 در هنگام پرداخت وام به افراد یا کسب‌وکار‌ها، بانک‌ها به ارزیابی متقاضی برای ریسک اعتباری نیاز دارند. این کار شامل جمع‌آوری اطلاعات از منابع متعددی مانند متقاضی، کارفرمایان و سازمان‌های رتبه‌بندی اعتبار است. BPMS با مدیریت جریان اطلاعات در طول فرایند و کاهش اشتباهات در اسناد، تصمیم‌گیری در مورد تخصیص وام را تسریع می‌کند.

انجام سفارش

 شما می‌تواند با استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، کارایی عملیاتی سیستم‌های انجام سفارش خود را بهبود دهید. شما می‌توانید از BPM برای مدیریت پیشنهاد‌های ویژه، گرفتن سفارش و انجام سفارش استفاده کنید. این کار باعث تغییر فرایند به سوی مدیریت سفارش مشتری می‌شود که کسب و کار ارزش بیشتری می‌دهد.

چه کسب و کار‌هایی می‌توانند از BPMS استفاده کنند؟

هر سازمانی، بزرگ یا کوچک، می‌تواند از BPMS برای اتوماسیون فرایند‌ها و ساده کردن عملیات استفاده کند. سیستم مدیریت فرایند یک ابزار ضروری برای شماست که به دنبال بهبود فرایند‌های تجاری هستید. سیستم‌های BPM برای هر سازمانی کارایی‌ها و مزایای خاص خود را دارد.

نکات مهم برای انتخاب یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار خوب

در این جا چند ویژگی مهم و خاص را بیان کرده‌ایم که در انتخاب BPMS خوب به شما کمک می‌کند. به این معنی که هر سیستمی که این ویژگی‌ها را داشت، با خیالی آسوده می‌توانید از آن استفاده کنید:

سهولت در استفاده

یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید یک رابط کاربری ساده و جذابی داشته باشد و استفاده از آن آسان باشد تا کارمندان بتوانند به سرعت کار با آن را یاد بگیرند. زمانی که سیستم پیچیده باشد، زمان کارمندان به جای کار کردن صرف یادگیری نرم‌افزار می‌شود.

بازگشت سرمایه مورد انتظار (ROI)

تعداد کاربرانی که BPMS می‌پذیرد، تعداد کل فرایند‌ها، ویژگی‌های آن و تأثیرش بر سازمانتان را بررسی کنید. ROI را بر اساس هزینه خرید، صرفه‌جویی در هزینه اتوماسیون وظایف تکراری، خطا‌های نظارتی و منابع ذخیره شده تخمین بزنید.

مشکلاتی که باید حل کنید

قبل از تصمیم‌گیری در مورد BPMS تا حد ممکن مشورت و تحقیق کنید. ماهیت کسب و کارتان، تعداد فرایند‌های سازمان، محدوده پروژه و بودجه خود را در نظر بگیرید. ضعف‌های (نقاط درد) سازمان را مشخص کنید. مشکلات را به وضوح مشخص کنید و بهترین سیستم مدیریت فرایند کسب و کار را برای حل آن‌ها انتخاب کنید.

مقیاس‌پذیری بالا

ابزاری را پیدا کنید که نیاز‌های خاص شما را برطرف کند و امکان افزایش مقیاس داشته باشد. یک سیستم منعطف به کسب و کار شما کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ بشود و نیاز‌های امنیتی و کاربری شما را برآورده کند.

 مقایسه مدل‌سازی انسان‌محور در مقابل BPMN در مقابل برنامه نویسی

نرم‌افزار انسان‌محور از یک رابط طراحی فرایند بسیار ساده استفاده می‌کند که به هر کارمند کمک می‌کند تا به ساده‌ترین شکل ممکن فرایند را ایجاد کند. این نرم‌افزار کار‌های لازم برای مواجهه با شرایط مختلف را انجام می‌دهد.

BPMN یک سیستم مشخص‌کننده است که از نشانه‌های استاندارد شده برای مشخص کردن رویداد‌ها، فعالیت‌ها، وظایف، ارتباطات و… استفاده می‌کند. کسی که روند کار را طراحی می‌کند باید نحوه کار با آن را بلد باشد.

برنامه نویسی شامل کدنویسی است که روند کار و انتقال داده را ایجاد می‌کند. برنامه نویسی بیشترین امکانات را به شما ارائه می‌دهد و فرایند‌های بسیار پیچیده را مدیریت می‌کند اما فقط افراد آموزش دیده و متخصص می‌توانند فرایند‌ها را ایجاد و ویرایش کنند.

انتخاب Cloud در مقابل On-premise

نرم افزار‌های ابری روی سرور‌هایی میزبانی می‌شود که از طریق مرورگر وب از هر مکانی قابل دسترسی است. جدای از دسترسی، BPMS ابری، مسئولیت مدیریت نرم‌افزار را نیز بر عهده فروشنده سیستم مدیریت فرایند کسب و کار می‌گذارد. سیستم‌های ابری معمولا هزینه کمتری دارند.

نرم‌افزار داخلی روی یک سیستم خاص نصب می‌شود و مزیت اصلی‌ش این است که تمام داده‌های سازمان شما را به صورت داخلی ذخیره می‌کند و امنیت اطلاعات شرکت بسیار بیشتر از سیستم‌های ابری است.

انتخاب بین منبع‌باز در مقابل مجوزی

سیستم‌های منبع‌باز به این شکل است که فروشنده کد منبع خود را در دسترس عموم قرار داده است و شرکت می‌تواند کد منبع را دانلود کند و هر تغییری را که می‌خواهد برای سفارشی‌سازی نرم‌افزار اعمال کند. نرم افزار‌های مجوزی محدودیت‌هایی در میزان سفارشی‌سازی خواهند داشت.

در دنیای فرایند‌های کسب و کار، سیستم‌های منبع‌باز معمولاً پیچیده‌تر هستند و ایجاد هر تغییری در آن‌ها به برنامه‌نویس نیاز دارد. نرم افزار‌های مجوزی بیشتر انسان محور هستند.

مراحل اجرای موفقیت‌آمیز سیستم مدیریت فرایند کسب و کار

موفقیت یک BPMS به انتخاب نرم‌افزار مناسب برای سازمان شما ختم نمی‌شود. در واقع، انتخاب نرم‌افزار تازه شروع ماجراست. عامل مهمی که بر میزان موفقیت سیستم مدیریت فرایند تأثیر می‌گذارد، نحوه پیاده‌سازی است. در ادامه، مراحل اجرای موفقیت‌آمیز سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان شما آورده شده است:

تیم پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایند بسازید

تیم باید شامل اعضایی از واحد‌های مختلف سازمان باشد که بقیه واحدشان راهنمایی کنند. آن‌ها باید برای استفاده از پلتفرم آموزش ببینند و درک عمیقی از نحوه کار داشته باشند.

 سنجش عملکرد با شاخص‌های کلیدی (KPI)

معیار‌های کلیدی برای اندازه‌گیری عبارتند از میانگین زمان ساخت هر فرایند، زمان صرفه‌جویی شده در هر فرایند اتوماسیون، کاهش هزینه‌ها، بهره وری و اثربخشی فرایند.

BPMS را مانند یک پروژه تجاری پیاده‌سازی کنید

محدوده پروژه را تعیین کنید، هزینه‌ها را مشخص کنید، مهلتی برای پیاده‌سازی تعیین کنید و معیار‌های موفقیت را فهرست کنید.

از یک سیستم منعطف استفاده کنید

از یک سیستم مدیریت فرایند‌های کسب و کار استفاده کنید که قابلیت سفارشی‌سازی کاملی داشته باشد.

ادغام‌ها را تعیین کنید

تمام سیستم‌هایی را که در شرکت استفاده می‌کنید، این که چه کسی و چگونه از آن‌ها استفاده می‌کند مشخص کنید. درک کامل سیستم‌ها و داده‌هایشان به شما کمک می‌کند تا تصمیمات دقیقی در مورد بهبود فرایند بگیرید.

کلام آخر

تا به این جا متوجه شدید که سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS چیست، چگونه کار می‌کند و استفاده از آن چه اهمیتی در بهبود کسب و کار شما دارد. همان طور که پیش‌تر گفتیم، این سیستم‌ها می‌توانند بهره وری شما را تا ۷۰ درصد افزایش دهند و به همین دلیل بدیهی است که از همین امروز به فکر انتخاب یک سیستم متناسب با شرایط سازمانتان باشید.

در آخر، به ویژگی‌های یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باکیفیت و نحوه اجرای موفقیت‌آمیز آن هم اشاره کردیم اما اطلاعات بیان شده در این جا به طور کامل سوال‌های شما را رفع نمی‌کند و باز به دریافت مشاوره نیاز خواهید داشت.

ما در متانکست کاملا دغدغه‌های شما را درک می‌کنیم و می‌دانیم که فرایند‌ها و مشتریان شما به مدیریت و مراقبت نیاز دارند و تمام تلاشمان را می‌کنیم که در این مسیر به بهترین شکل ممکن شما را همراهی کنیم. برای دریافت مشاوره رایگان به صفحه تماس با ما مراجعه کنید و برای مشاهده تعرفه‌ها هم به صفحه قیمت نرم‌افزار مدیریت کسب و کار بروید.

منبع: https://www.ibm.com/topics/business-process-management